Workflow HR

Workflow je řízený sled kroků, kterými prochází úkol nebo dokument od začátku do konce, s jasně danými rolemi a pravidly [1]. V personalistice se s ním setkáme všude tam, kde žádost koluje ke schválení, od žádanky o dovolenou po návrh na nástup nového zaměstnance. Workflow HR je tedy mechanismus, který říká, kdo co dělá, v jakém pořadí a za jakých podmínek. Personální řízení je na takové procesy bohaté, protože většina jeho agend se opakuje u každého zaměstnance stejně [2]. Když takový proces popíšeme jako workflow, můžeme ho předat informačnímu systému, který ho provede pokaždé stejně a nedovolí krok přeskočit [1]. Právě workflow je tak základním stavebním kamenem automatizace HR. V ERP systému, jako je Helios od Asseco, běží personální workflow nad stejnou databází jako zbytek firmy [3], takže schválená dovolená se hned promítne do evidence i do mzdy. 

Zajímavost ze světa 

Workflow je řízený tok práce, kde úkol nebo dokument prochází předem danými kroky a rozhodnutími. Každý krok má svou roli, která určuje, kdo a kdy jedná.[1] 

Co v článku najdete 

• Co je workflow a jak souvisí s HR 
• Z jakých částí se workflow skládá 
• Co je schvalovací tok a jak funguje 
• Jaké jsou typické příklady workflow v personalistice 
• Jak workflow řídí žádost o dovolenou krok po kroku 
• Jaký je vztah mezi workflow a automatizací HR 
• Jak workflow HR funguje v ERP systému 
• Jaké jsou přínosy řízeného workflow v HR 
• Jak v HR navrhnout funkční workflow 

Co je workflow a jak souvisí s HR 

Workflow je řízený sled kroků, kterými prochází úkol nebo dokument od zadání po dokončení. Každý krok má přiřazenou roli, tedy toho, kdo má v daném okamžiku jednat, a pravidla, podle kterých se postupuje dál [1]. 

V personalistice je workflow všudypřítomný. Žádost o dovolenou, schválení služební cesty, návrh na přijetí zaměstnance, to vše jsou procesy s jasným pořadím kroků a odpovědnými lidmi. HR je proto přirozeným prostředím pro workflow [2]. 

Důležité je odlišení. Workflow není samotná automatizace, ale její základ. Nejdřív popíšeme proces jako workflow, tedy kdo co dělá a v jakém pořadí, teprve potom ho můžeme předat systému, který ho provede automaticky [1]. 

Workflow existuje i bez počítače. I papírová žádanka, která koluje od stolu ke stolu k podpisu, je workflow. Má kroky, pořadí a role, jen je drží lidé místo systému. Teorie řízení workflow proto popisuje proces obecně, nezávisle na tom, čím je provedený [1]. Informační systém je jen nejspolehlivější způsob, jak workflow udržet v pořádku a bez opomenutí. 

Z jakých částí se workflow skládá 

Každý workflow má několik základních stavebních prvků. Teorie řízení workflow popisuje proces jako úkoly, jejich pořadí, role a podmínky pro přechod mezi kroky [1]. 

Prvek workflow	Co znamená v HR
Krok neboli úkol	Jedna činnost, třeba podání žádosti o dovolenou
Pořadí kroků	Sled, ve kterém na sebe činnosti navazují
Role	Kdo v daném kroku jedná, třeba zaměstnanec nebo nadřízený
Podmínka	Pravidlo pro další postup, třeba schváleno nebo zamítnuto
Data	Informace, které procesem putují, třeba termín dovolené

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Síla workflow je v tom, že tyto prvky jsou předem dané. Proces proto proběhne pokaždé stejně, nezávisle na tom, kdo ho zrovna spouští [1]. 

Co je schvalovací tok a jak funguje 

Schvalovací tok je nejčastější typ workflow v HR. Žádost putuje od žadatele přes jednoho nebo více schvalovatelů až k zápisu do evidence. Každý schvalovatel má jasně danou roli a systém hlídá, že se kroky nepřeskočí [1]. 

V praxi může být tok jednoduchý i složitější. U dovolené často stačí schválení nadřízeným. U nástupu nového zaměstnance prochází návrh přes vedoucího, personalistu i vedení. Workflow umí oba případy popsat stejnými prvky, jen s jiným počtem kroků a rolí [1]. 

Když některý schvalovatel nereaguje, systém na to upozorní nebo úkol přesměruje. Tím se předchází situaci, kdy žádost zůstane ležet bez vyřízení [2]. 

Schvalovací tok může obsahovat i větvení. Pokud například dovolená přesáhne určitý počet dní, žádost putuje navíc k vyššímu vedoucímu, jinak ji schválí přímý nadřízený. Workflow takové rozhodování zvládne pomocí podmínek, které určují, kudy proces dál poteče [1]. Pravidla jsou přitom nastavená předem, takže nezáleží na tom, kdo žádost zrovna podává. 

Jaké jsou typické příklady workflow v personalistice 

Workflow se v HR uplatní u většiny agend, které vyžadují schválení nebo navazující kroky. Nejčastější jsou žádanky a procesy kolem nástupu a výstupu zaměstnance [2]. 

HR workflow	Spouští	Schvaluje a navazuje
Žádost o dovolenou	Zaměstnanec	Nadřízený, pak zápis do evidence
Žádanka o nábor	Vedoucí	Personalista a vedení, pak otevření pozice
Nástup zaměstnance	Personalista	Příprava místa, přístupů a zaškolení
Služební cesta	Zaměstnanec	Nadřízený, pak vyúčtování
Hodnoticí pohovor	Systém podle plánu	Nadřízený a zaměstnanec

Zdroj: Armstrong, M. (2014). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice. 13. vyd. Kogan Page.

Společné mají to, že jde o opakovaný sled kroků se stejnými pravidly. Jakmile proces takto popíšeme, je připraven k automatizaci [2]. 

Jak workflow řídí žádost o dovolenou krok po kroku 

Žádost o dovolenou je nejnázornější příklad workflow v HR. Ukazuje všechny prvky procesu na úkonu, který zná každý zaměstnanec [1]. 

Krok	Role	Akce a podmínka
1. Podání	Zaměstnanec	Vyplní termín dovolené
2. Schválení	Nadřízený	Schválí nebo zamítne
3. Zápis	Systém	Při schválení zapíše do evidence
4. Promítnutí	Systém	Předá údaj mzdám a plánu směn

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Kdyby chyběl byť jediný krok, proces by se rozpadl. Bez schválení by se dovolená zapsala bez kontroly, bez promítnutí by ji neviděly mzdy. Workflow proto drží kroky pohromadě a v pořadí [1]. 

Jaký je vztah mezi workflow a automatizací HR 

Workflow a automatizace spolu úzce souvisí, ale nejsou totéž. Workflow je popis procesu, tedy kdo co dělá a v jakém pořadí. Automatizace je provedení tohoto workflow systémem bez ruční práce [1]. 

Pořadí je důležité. Nejdřív mustí firma proces popsat a narovnat, teprve potom ho má smysl automatizovat. Automatizace špatně navrženého workflow jen zrychlí jeho chyby [1]. Proto bývá popis workflow prvním krokem každého projektu automatizace HR. 

Jakmile je workflow popsané a předané systému, běžní samo. Systém posílá úkoly správným lidem, hlídá termíny a zapisuje výsledky. Personalista už proces nehlídá ručně, jen řeší výjimky [2]. 

Jak workflow HR funguje v ERP systému 

Personální workflow potřebuje systém, který ho provede a uchová jeho data. Tím bývá HR systém nebo personální modul podnikového systému ERP. ERP propojuje hlavní procesy firmy do jedné databáze, včetně personalistiky a mezd [3]. 

Výhoda workflow v ERP je v návaznosti na zbytek firmy. Schválená dovolená se promítne do evidence, do plánu směn i do mzdy, aniž by někdo údaj přepisoval. Workflow tak nekončí u personalisty, ale propojuje celý úkon napříč odděleními [3]. 

ERP Helios od Asseco vede personální agendy a jejich workflow nad společnou databází firmy [3]. Pro firmu, která Helios už používá, je nastavení personálních schvalovacích toků přirozeným rozšířením. 

Výhoda jednoho systému se ukáže u dohledatelnosti. U každé schválené žádosti je vidět, kdo a kedy ji odsouhlasil, a tato stopa zůstává uložená v databázi [3]. Když přijde kontrola nebo se vedení ptá, jak se rozhodlo, není nutné dohledávat papíry ani e-maily. Celý průběh workflow je zaznamenaný na jednom místě. Jak propojení procesů v Heliosu funguje v praxi, ukazuje optimalizace procesů s Heliosem. 

Jaké jsou přínosy řízeného workflow v HR 

• Jasné role, takže každý ví, kdy má jednat 
• Pevné pořadí kroků, žádný se nepřeskočí 
• Hlídání termínů a upozornění při nečinnosti 
• Dohledatelnost, kdo a kdy co schválil 
• Připravenost procesu k automatizaci 

Bez řízeného workflow	S řízeným workflow
Nejasné, kdo má jednat	Každý krok má přiřazenou roli
Žádost se ztratí nebo leží	Systém hlídá termíny a upozorní
Postup dělá každý jinak	Jeden opakovatelný tok pro všechny
Nedohledatelné schválení	Záznam, kdo a kdy schválil

Zdroj: van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. MIT Press.

Tyto přínosy plynou z toho, že workflow proces zprůhlední a zbaví ho náhodnosti. Místo nepsaného postupu, který každý dělá trochu jinak, má firma jeden popsaný a opakovatelný tok [1]. 

Jak v HR navrhnout funkční workflow 

• Vyberte agendu, která se opakuje a vyžaduje schválení 
• Sepište kroky v pořadí, jak po sobě jdou 
• Přiřaďte každému kroku roli, tedy kdo jedná 
• Doplňte podmínky pro postup, třeba schváleno nebo zamítnuto 
• Ověřte tok na pár reálných případech, než ho zautomatizujete 

Dobře navržené workflow je jednoduché a srozumitelné. Pokud má proces příliš mnoho kroků nebo nejasné role, vyplatí se ho nejdřív zjednodušit. Teprve čistý tok dává smysl předat systému [1]. 

Jak nastavit workflow HR ve vaší firmě 

Řízené workflow je základ každé automatizace personálních agend. Společnost NVSP dodává ERP Helios s personalistikou a mzdami a pomáhá nastavit schvalovací toky podle vašich procesů. Prohlédněte si nabídku produktů NVSP a proberte nezávazně, které personální toky u vás dávají smysl řešit nejdřív. 

Shrnutí 

Workflow HR je řízený sled kroků a schválení v personálních agendách, s jasně danými rolemi a pravidly. Skládá se z kroků, jejich pořadí, rolí, podmínek a dat, která procesem putují. Nejčastějším typem je schvalovací tok, třeba žádost o dovolenou, žádanka o nábor nebo nástup zaměstnance. Workflow není samotná automatizace, ale její základ. Nejdřív se proces popíše jako workflow, teprve potom ho lze předat systému. Roli nositele hraje HR systém nebo personální modul ERP, na českém trhu například Helios, kde workflow běžní nad společnou databází firmy. 

Časté otázky 

Co je workflow v HR 

Je to řízený sled kroků a schválení v personální agendě, kde každý krok má svou roli a pravidla pro postup dál [1]. 

Jaký je rozdíl mezi workflow a automatizací HR 

Workflow je popis procesu, tedy kdo co dělá a v jakém pořadí. Automatizace je jeho provedení systémem bez ruční práce [1]. 

Jaké workflow se v HR používá nejčastěji 

Nejčastěji schvalovací toky, třeba žádost o dovolenou, žádanka o nábor nebo proces nástupu nového zaměstnance [2]. 

Použité zdroje a literatura 

Knihy a učebnice 

[1] van der Aalst, W., van Hee, K. (2004). Workflow Management. Models, Methods, and Systems. MIT Press. ISBN 978-0262720465. 

[2] Armstrong, M. (2014). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice. 13. vyd. Kogan Page. 

[3] Monk, E., Wagner, B. (2013). Concepts in Enterprise Resource Planning. 4. vyd. Cengage. ISBN 978-1111820398.